OPTIMALISASI SISTEM PAYROLL UNTUK PT SURYA MEGA MUSTIKA: SOLUSI DALAM PENGELOLAAN GAJI YANG AKURAT DAN EFISIEN

Abstract

PT Surya Mega Mustika is a company engaged in printing and digital printing services that has been operating since 1988. Throughout its journey, the company has faced challenges in managing a Payroll system that is accurate, efficient, and minimizes errors. Issues such as delayed payments, human errors in salary calculations, and a lack of transparency and accountability still frequently occur due to the use of a manual Payroll system. The Community Service Team (PKM) from Universitas Tarumanagara collaborated with this company to conduct training activities focused on building an accurate and efficient Payroll system. This initiative aims to identify the main problems in the existing Payroll system at PT Surya Mega Mustika and provide digital-based optimization solutions. The methods used include direct observation, interviews with finance and HR staff, as well as interactive training sessions conducted online. Payroll digitalization through an integrated system can improve the accuracy of salary calculations, accelerate the payment process, and enhance transparency and information access for both employees and management. In addition, a digital Payroll system also supports the strengthening of the company’s internal controls, thereby minimizing the risk of fund misuse and data manipulation. The implementation of a digital Payroll system, accompanied by regular training and socialization for all employees, is considered crucial to ensure the success of this transformation. Through the optimization of an accurate and efficient Payroll system, PT Surya Mega Mustika is expected to increase employee satisfaction, strengthen corporate governance, and enhance competitiveness in an increasingly competitive business environment.

ABSTRAK

PT Surya Mega Mustika merupakan perusahaan yang bergerak di bidang percetakan dan digital printing yang telah beroperasi sejak tahun 1988. Dalam perjalanannya, perusahaan ini menghadapi tantangan dalam pengelolaan sistem penggajian (Payroll) yang akurat, efisien, dan minim kesalahan. Permasalahan seperti keterlambatan pembayaran, human error dalam perhitungan gaji, serta kurangnya transparansi dan akuntabilitas masih sering terjadi akibat penggunaan sistem Payroll manual. Tim Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) Universitas Tarumanagara berkolaborasi dengan perusahaan ini untuk melaksanakan kegiatan penyuluhan terhadap sistem Payroll yang akurat dan efisien.  Ini bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan utama dalam sistem Payroll yang berjalan di PT Surya Mega Mustika serta memberikan solusi optimalisasi berbasis digital. Metode yang digunakan adalah studi kasus melalui observasi langsung, wawancara dengan staf keuangan dan HRD, serta penyuluhan interaktif yang dilaksanakan secara daring. Digitalisasi Payroll melalui sistem terintegrasi dapat meningkatkan akurasi perhitungan gaji, mempercepat proses pembayaran, serta meningkatkan transparansi dan akses informasi bagi karyawan dan manajemen. Selain itu, sistem Payroll digital juga mendukung penguatan pengendalian internal perusahaan sehingga risiko penyalahgunaan dana dan manipulasi data dapat diminimalisir. Implementasi sistem Payroll digital yang disertai pelatihan dan sosialisasi secara berkala kepada seluruh karyawan dinilai sangat penting untuk memastikan keberhasilan transformasi ini. Dengan optimalisasi sistem Payroll yang akurat dan efisien, PT Surya Mega Mustika diharapkan dapat meningkatkan kepuasan karyawan, memperkuat tata kelola perusahaan, serta meningkatkan daya saing di tengah persaingan bisnis yang semakin kompetitif.