PEMBUATAN SISTEM MANAJEMEN KLINIK SEBAGAI SOLUSI DIGITALISASI ADMINISTRASI DAN LAYANAN MASYARAKAT

Abstract

The beauty clinic industry has grown rapidly as public awareness of skincare and aesthetics has increased. Zotevi Clinic, located in Bekasi, faces challenges in managing patient data, queue management, medical records, invoicing, financial and inventory management, as well as member packages and discounts; all of which are still handled manually. This manual process leads to inefficiency, data loss, and difficulty in managing information quickly and accurately. The objective of this project is to develop a digital clinic management system to address these issues. The systems aim to digitize administrative and operational processes such as patient queue management, electronic medical records, automated invoicing, real-time inventory tracking, and accurate financial reporting. The systems also include role-based user access to ensure data security and privacy by restricting access to sensitive information based on user roles. The development process follows the agile or scrum methodology, which provides flexibility and iterative improvements through eight sprints. Each sprint involves close collaboration with stakeholders, ensuring that the systems meet their needs and expectations. The final product is tested with real users and deployed successfully in the clinic. Evaluation of the system shows significant improvements in operational efficiency, accuracy in data management, and user satisfaction. This digital transformation not only enhances internal clinic processes but also contributes to better service quality, faster patient processing, and increased competitiveness in the highly dynamic beauty clinic industry. Ultimately, the system facilitates the clinic's growth and sustainability in an increasingly competitive market.

ABSTRAK

Industri klinik kecantikan telah berkembang pesat seiring dengan meningkatnya kesadaran masyarakat akan perawatan kulit dan estetika. Klinik Zotevi yang terletak di Bekasi, menghadapi tantangan dalam pengelolaan data pasien, antrian pasien, catatan medis, penagihan, manajemen keuangan dan inventaris, serta paket anggota dan diskon yang masih dikelola secara manual. Proses manual ini menyebabkan ketidakefisienan, kehilangan data, dan kesulitan dalam mengelola informasi dengan cepat dan akurat. Tujuan dari proyek ini adalah untuk mengembangkan sistem manajemen klinik berbasis digital guna mengatasi permasalahan tersebut. Sistem ini bertujuan untuk mendigitalkan proses administratif dan operasional seperti manajemen antrian pasien, rekam medis elektronik, penagihan otomatis, pelacakan inventaris secara real-time, dan laporan keuangan yang akurat. Sistem ini juga mencakup akses pengguna berbasis peran, yang memastikan keamanan dan kerahasiaan data dengan membatasi akses informasi sensitif berdasarkan peran pengguna. Proses pengembangan mengikuti metodologi Agile/Scrum, yang memberikan fleksibilitas dan perbaikan iteratif melalui delapan sprint. Setiap sprint melibatkan kolaborasi yang erat dengan pemangku kepentingan, memastikan bahwa sistem memenuhi kebutuhan dan harapan mereka. Produk akhir diuji dengan pengguna nyata dan berhasil diterapkan di klinik. Evaluasi terhadap sistem menunjukkan peningkatan yang signifikan dalam efisiensi operasional, akurasi pengelolaan data, dan kepuasan pengguna. Transformasi digital ini tidak hanya meningkatkan proses internal klinik tetapi juga berkontribusi pada peningkatan kualitas layanan, pemrosesan pasien yang lebih cepat, dan daya saing yang lebih tinggi di industri klinik kecantikan yang sangat dinamis. Pada akhirnya, sistem ini mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan klinik dalam pasar yang semakin kompetitif.